Юридическая помощь
Назад

Акты на уничтожение документов

Опубликовано: 08.03.2020
0
2

Фактическое уничтожение документов

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков.

Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcopyrightru

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые:

  • могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
  • могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю, поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их.

В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

  • строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов, когда документы готовятся к передаче в архив организации;
  • устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
  • каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.

    Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
  • служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
  • служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии);
  • после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.
Предлагаем ознакомиться:  Каков срок действия лицензии на право ведения образовательной деятельности

Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

  • для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
  • в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

  • и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
  • для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

  • документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г. включительно;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г. включительно2, в процессе их подготовки к передаче в архив организации;
  • черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов за 2015 г. и ранее, которые не предусматривалось формировать в дела, оставались на рабочих местах исполнителей, своевременно не были уничтожены ими в делопроизводстве путем шредирования и считаются россыпью – единицей учета, которой может быть не дело (единица хранения), а коробка, мешок, связка и т.п. См. отметку «1» в Примере 1.

Акт составляетсяответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только перечни документов3, иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли внонимно пожаловаться на серую зарплату

В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы, но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах, один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

Пример 1

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

Пример 2

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)

Сводный акт

Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.

При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации, когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения.

Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше).

Предлагаем ознакомиться:  Что означает срок исковой давности

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpressru

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector