Юридическая помощь
Назад

Декларация по НДС срок сдачи срок хранения штрафы

Опубликовано: 26.08.2019
0
6

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Декларация по НДС срок сдачи срок хранения штрафы

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Штраф за несдачу промежуточной налоговой отчетности

По некоторым налогам плательщики в течение налогового периода обязаны представлять промежуточную отчетность по итогам отчетных периодов. Это касается, например, налога на прибыль (п. 1 ст. 289 НК РФ). Так вот за нарушение срока представления таких деклараций налоговики должны наказывать организацию не по п. 1 ст. 119 НК РФ, а по п. 1 ст. 126 НК РФ, т. е. всего лишь на 200 руб. (п. 17 Письма ФНС от 22.08.2014 N СА-4-7/16692).

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2017-2018».

Предлагаем ознакомиться:  Сколько алиментов платят безработные в 2019 году

Декларация по НДС срок сдачи срок хранения штрафы

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Счет-фактура

1156-1189

2003–2016

368

4 года

Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу

1278, 1387, 2675…4567

2003–2016

392

5 лет

Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»

2263…4289

2012–2016

389

5 лет

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

1390…5098

2007–2016

398

5 лет

Штраф за несдачу отчетности в Фонды

При несвоевременном представлении в Соцстрах расчета по форме 4-ФСС, работодателю грозит штраф в размере 5% от суммы взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного/расчетного периода, за каждый полный/неполный месяц просрочки, но не более 30% процентов от суммы взносов и не менее 1000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Штраф в таком же размере грозит работодателю и в случае, если сейчас он решит представить в ПФР своевременно не поданный расчет по форме РСВ-1 за периоды, истекшие до 01.01.2017 (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (в ред., действ. до 01.01.2017), ст. 20 Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ).

Что же касается несвоевременной подачи СЗВ-М, а также другой персотчетности в ПФР, то такое нарушение наказывается штрафом в размере 500 руб. за каждое лицо, в отношении которого должны были быть поданы сведения (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Сколько лет хранить бухгалтерские документы

Следующая кипа бумаг, тоже аккуратно подшитая, состояла из накладных на приобретенное сырье и материалы. Количество их исчислялось сотнями.

Подробнее о товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Вслед за накладными практикант просмотрел все папки с отчетностью, кассовыми документами и иной первичкой. Каждый вид документа студент заносил в специальную таблицу, а комплекты документации досконально просматривал, чтобы не пропустить какого-нибудь документа, случайно попавшего в общий объем и, возможно, имевшего иной срок хранения.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Выписки банковские, кассовые документы

0897…5987

2003–2016

362, 459

5 лет

При условии проведении проверки (ревизии)

Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости

0466…5765

2003–2016

361

5 лет

Накладные, акты и иные первичные учетные документы

0467…6873

2003–2016

362

5 лет

Годовая бухгалтерская отчетность ООО «Листопад»

1290-7865

2003–2016

351

постоянно

Квартальная бухотчетность ООО «Листопад»

1178-7845

2003–2016

351

5 лет

Студента-практиканта несколько озадачила формулировка графы «Примечание» Перечня, утвержденного приказом № 558 — «при условии проведения проверки (ревизии)». Если проверка не проводится, сколько нужно хранить эти документы? Он не поленился и открыл в своем планшетнике текст Налогового кодекса, откуда выяснил, что все налогоплательщики обязаны сохранять документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в течение 4 лет (подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, пока документы могут потребоваться налоговикам для проверки, избавляться от них — значит вредить компании. Отсутствующие документы подтолкнут проверяющих к расчетному способу определения налоговых обязательств, а это грозит дополнительными материальными расходами для ООО «Листопад». Ему придется заплатить недоимку по налогам, пени и штраф.

Предлагаем ознакомиться:  Штраф за перевозку ребенка без кресла в 2019 году 👶

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ инспекторы могут проверить период, не превышающий 3 календарных лет, отсчитывая от года, в котором вынесено решение о проверке.

После изучения НК РФ и закона № 402-ФЗ Николаю стало ясно, что всю первичку потребуется хранить не менее 5 лет.

Можно ли снизить сумму штрафа за несдачу отчетности

Плательщик налогов/взносов может попросить об уменьшении суммы штрафа при наличии у него смягчающих обстоятельств (п. 1 ст. 112 НК РФ, п. 1 ст. 26.26 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). К примеру, поводом для снижения штрафа может служить тот факт, что налоговое правонарушение совершено плательщиком впервые (см., например, Постановление АС ДО от 02.03.2016 N Ф03-447/2016).

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

За отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений ее деятельности) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Табели учета рабочего времени по цехам ООО «Листопад»

0367…6871

2003–2016

586

5 лет

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

0129…6099

2003–2016

19

5 лет

Приказы по основной деятельности ООО «Листопад»

0129…6099

2003–2016

19

Весь период работы фирмы

Графики предоставления отпусков

1289…5648

2003–2016

693

1 год

Анкеты, автобиографии и резюме соискателей, не принятых на работу в ООО «Листопад»

4597…5521

2014–2015

663

3 года

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2016 год), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

С бумагами из коробок студенту пришлось изрядно повозиться. Все документы были извлечены из коробок. При этом каждую бумагу пришлось изучать и классифицировать. Среди этого бумажного развала попадались и отдельные документы (например, ведомости выдачи спецодежды) и журналы (к примеру, в которых отражались инструктажи по ТБ).

Изучив все документы, студент пришел к выводу, что они имеют отношение к охране труда. Все они были датированы 2003 годом — начальным периодом после создания фирмы. Тогда еще вопросами охраны труда на фирме занимался 1 человек — инженер по охране труда. Сейчас в компании для решения вопросов техники безопасности на производстве (ТБ) и охране труда (ОТ) было создано целое подразделение. Все документы, связанные с работой этого отдела, хранились в отдельном помещении, смежном с кабинетами подразделения ОТ и ТБ.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Акты и предписания по ТБ

2003

603

5 лет

Планы мероприятий ООО «Листопад» по улучшению труда работников

2003

608

5 лет

Программы обучения работников по ТБ

2003

624

5 лет

Протоколы аттестации по ТБ

2003

625

5 лет

Журналы учета инструктажа по ТБ

2003

626

10 лет

Предлагаем ознакомиться:  Двусторонней сделкой является принятие наследства Практика юриста Консультации Информационный ресурс

После заполнения всех граф в указанной таблице Николай пришел к выводу, что у всей этой документации, относящейся к вопросам охраны труда, истек срок хранения. Их можно передавать на уничтожение.

Подробнее о сроках хранения, установленных для разных групп документов, связанных с деятельностью организации, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Очищаем архив

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector