Юридическая помощь
Назад

Новое в законодательстве по командировкам

Опубликовано: 11.08.2019
0
9

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

  1. Руководство издает соответствующий приказ.
  2. Гражданину предоставляется аванс.
  3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Обратите внимание

Компенсация затрат, понесенных сотрудников из-за испоьзования личного транспорта в командировке осущестляется только при предоставлении обязательных документов (путевого листа, копий чеков, авансового отчета и тд) Подробнее читайте в этой

статье

  • Расходы на аренду или найм жилого помещения. Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки. При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
  • Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
  • Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов. Обязательно наличие подтверждающих документов установленного образца. При отсутствии проездных документов оплата производится в ином порядке. Рассмотрим возможные варианты более подробно в таблице, приведенной ниже.
Вид транспорта При наличии проездных документов При отсутствии проездных документов
Железнодорожный купейный вагон скорого фирменного поезда плацкартный вагон пассажирского поезда
Воздушный салон эконом-класса ————————
Морской каюта 5 группы каюта 10 группы
Речной каюта 2 категории каюта 3 категории
Паромная переправа каюта 1 категории каюта 3 категории
Автомобильный общего пользования (кроме такси) автобус общего типа

Возмещение понесенных сотрудником затрат осуществляется организацией, его командировавшей. При этом оплата затрат по нормам, установленным данным постановлением, производится из средств, выделенных на эти цели из федерального бюджета. Возмещение затрат, совершенных сверх установленных норм, проводится за счет экономии средств бюджетной сметы.

Компании, предполагающие осуществление командировок сотрудников в ходе своей деятельности, должны иметь собственное разработанное Положение о командировках. Это необходимо для того, чтобы были учтены все нюансы функционирования компании. Положение о командировках – это внутренний локальный акт, поэтому единой формы не существует. Разработка данного документа – одна из первоочередных при создании компании.

Позиции, которые должны быть отражены в Положении о командировках:

  • виды командировок: по РФ или за ее пределами;
  • структура допустимых расходов, подлежащая возмещению из средств компании;
  • величина возмещения конкретно по каждой позиции структуры расходов;
  • ситуации, при которых сотрудник может отказаться от командировки. Это, в обязательном порядке – все варианты, предусмотренные Трудовым Кодексом РФ (ст. 203, 259, 264, 268 ТК), а также иные ситуации, предусмотренные работодателем;
  • прочие нюансы, присущие конкретной организации.

Размеры суточных

Максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, установлен НК РФ и составляет 700 рублей, если командировка по территории РФ и 2500 рублей, если командировка зарубеж. Подробнее читайте в этой

статье

Положение о командировках необходимо для четкого регламентирования расходов при работе сотрудников вне компании. Это нужно и для верного расчета базы налога на прибыль. Дело в том, что запротоколированные командировочные расходы разносятся в статью затрат компании. Денежные суммы этой статьи вычитаются из налогооблагаемой базы налога на прибыль. Таким образом происходит минимизация налогообложения.

Положение о командировках не применяется в случае, если трудовая деятельность сотрудника за пределами компании не превышает 1 дня и не связана с перемещением в иной населенный пункт.

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Новое в законодательстве по командировкам

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Положение о служебных командировках образца 2019 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Предлагаем ознакомиться:  Права садовода — индивидуала по новому закону о садоводствеАдвокат Жмурко Светлана Евгеньевна

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

обновленный вариант служебной записки

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Как увеличить или уменьшить норму суточных

Аванс командируемому работнику выдаётся до его отъезда на основании приказа о направлении в командировку. Для определения его размера рассчитывается примерная сумма затрат. В основу этих расчётов ложатся такие параметры:

  • Стоимость проезда туда и обратно, если применимо — и между пунктами назначения.
  • Примерная стоимость проживания.
  • Суточные на основе общей длительности командировки в днях.
  • При загранкомандировке, если необходимо — стоимость оформления загранпаспорта и визы.
  • Прочие расходы в примерном размере, согласованных с работодателем, например, на закупку образцов, материалов, инструментов, на представительские цели и т. п.

Во время командировки работник должен сохранять все документы, подтверждающие его траты, на возмещение которых он намерен претендовать по возвращении.

Новое в законодательстве по командировкам

При составлении авансового отчёта подтверждающие документы вписываются в его соответствующие графы, а затем наклеиваются на лист бумаги формата А4, который прикрепляется к заполненному бланку отчёта. На практике от командированного может требоваться только передать подтверждающие документы в бухгалтерию.

Подтверждающими документами признаются:

  • Билеты, включая маршрут-квитанции электронных билетов на поезд или самолёт, к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочные талоны.
  • Путевые и маршрутные листы с предварительным расчётом затрат на ГСМ, если поездка осуществлялась на автомобиле.
  • Товарные чеки.
  • Кассовые чеки.
  • Бланки строгой отчётности (квитанции, счета и т. п.).

Если в организации практикуется оформление командировочных удостоверений, служебных заданий и отчётов об их выполнении, вся эта документация с соответствующими отметками (о прибытии и убытии по всем пунктам назначения в командировочном удостоверении и об утверждении отчёта о выполнении служебного задания) подшивается к авансовому отчёту.

Суточные подтверждать отдельными документами не надо. Они рассчитываются на основании дней отправления и прибытия в билетах или путевых (маршрутных листах), а если в организации выписываются командировочные удостоверения — отметок в этом документе.

Организация вправе уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму командировочных расходов при соблюдении трёх условий:

  • Эти расходы документально подтверждены.
  • Обоснованы их экономическая целесообразность и производственный характер поездки.
  • Обоснована связь командировки с основной деятельностью компании.

Для подтверждения целесообразности расходов могут быть использованы такие документы:

  • Служебное задание и отчёт о его выполнении. Хотя они в 2018 году и необязательны, но в данном случае могут пригодиться.
  • Заключённый по итогам командировки договор.
  • Деловая переписка с партнёрами.

Впрочем, если сотрудник направлялся в командировку для заключения договора, но тот в итоге заключён не был, для налоговых органов это не основание признавать понесённые в связи с такой поездкой расходы нецелесообразными. Об этом, в частности, говорится в одном из писем УФНС России по г. Москве.

Остаётся только добавить, что в 2018 году для обоснования экономической целесообразности безрезультатной командировки достаточно и минимального набора документов, предусмотренного законом и состоящего, как уже говорилось, из приказа о направлении в командировку и авансового отчёта. Как дополнительное подтверждение, однако, могут быть использованы различные служебные записки.

Датой, в которую работодатель понёс все командировочные расходы, считается день, когда он утвердил авансовый отчёт работника. А все командировочные расходы засчитываются за период, в котором был утверждён отчёт. Дата, когда они были понесены фактически или был выдан аванс, значения не имеет.

Предлагаем ознакомиться:  Образец уведомления об ограничении электроэнергии за долги

Новое в законодательстве по командировкам

Например, сотрудник съездил в командировку в конце января и отчитался за неё в начале февраля. Расходы по ней будут приняты к вычету из базы по налогу на прибыль за февраль.

Главным условием затрат на проезд при уменьшении на их сумму базы по налогу на прибыль является их документальное подтверждение.

При этом в зачёт принимается полная стоимость билета, включая стоимость дополнительного сервиса в пути следования, в том числе и питания. Таким образом, поездка в купе повышенной комфортности допускается и не вызовет проблем с налоговым учётом. Учитываются при этом и другие сервисные сборы: стоимость постельного белья, страхование жизни пассажира и т. п.

Если сотрудник воспользовался электронным билетом, к маршрут-квитанции должны прилагаться и финансовые документы, каковыми могут быть:

  • контрольно-кассовый чек;
  • слип или чек терминала, через который был сделан платёж по банковской карте, и подтверждение этой транзакции из банка, выдавшего карту;
  • иной документ на бланке строгой отчётности.

К электронному билету на самолёт прилагаются посадочные талоны. Они подтверждают, что полёт состоялся.

Самолёт в небе

К маршрут-квитанции электронного билета на самолёт прилагаются посадочный талон и финансовый документ об оплате

Если работодатель компенсирует работнику проезд на такси, в том числе и в пункт назначения и/или обратно, для вычета этих трат из базы по налогу на прибыль он должен иметь документальное подтверждение таких расходов, например, на бланке строгой отчётности. А саму возможность оплаты проезда на такси при этом надо закрепить в локальном Положении о командировках или ином нормативном акте организации.

Если работник потерял билет, для подтверждения расходов на поездку могут быть использованы такие альтернативные варианты:

  • дубликат билета;
  • копия билета, оставшаяся в распоряжении перевозчика;
  • справка от перевозчика с такой информацией:
    • Ф. И. О. пассажира;
    • дата поездки;
    • маршрут поездки;
    • стоимость билета.

Новое в законодательстве по командировкам

Если командировка не состоялась и билет пришлось сдать, удержанную при этом перевозчиком комиссию организация вправе провести по бухгалтерии как санкции за нарушение договорных обязательств. Такие расходы относятся к внереализационным и подлежат вычету из базы по налогу на прибыль.

Для документального подтверждения расходов на жильё в командировке используются бланки строгой отчётности из гостиниц и иных организаций, специализирующихся на оказании услуг по временному размещению:

  • счёт;
  • квитанция;
  • чек;
  • чек об оплате услуг по размещению банковской картой.

При проведении командировочных расходов по бухгалтерии организации в зависимости от ситуации используются такие основные проводки:

  • При выдаче аванса:
    • Дебет 71 — Кредит 50, если аванс выдавался наличными.
    • Дебет 71 — Кредит 51, если аванс перечислен на расчётный счёт командированного.
  • Для закрытия сумм выданных денежных средств:
    • Дебет 44 — Кредит 71 — торговая и производственная деятельность компании.
  • Для возврата в кассу остатка аванса:
    • Дебет 50 — Кредит 71 — при возврате остатка аванса наличными в кассу.
    • Дебет 51 — Кредит 71 — при перечислении остатка аванса с расчётного счёта сотрудника на счёт компании.
  • Для выплаты перерасхода:
    • Дебет 71 — Кредит 50 при выплате наличными.
    • Дебет 71 — Кредит 51 при перечислении на расчётный счёт работника.
  • Когда сотрудник потерял подтверждающий документ или расход не утверждён руководством компании:
    • Дебет 94 — Кредит 71 — сумма расходов списывается с недостачи предприятия.
    • Дебет 70 — Кредит 94 — сумма неподтверждённых или неутверждённых расходов вычитается из зарплаты работника.

Правильное и своевременное оформление командировочной документации служит одним из залогов спокойного сна для руководителя организации и её бухгалтера. Ведь в этом случае ненужных вопросов к компании не должно возникнуть ни у налоговиков, ни у инспекции по труду.

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2018 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Новое в законодательстве по командировкам

Легко рассчитать зарплату, начислить больничные и отпускные, отправить отчетность через интернет

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Это документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Внимание

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Срок командировки по ТК РФ

Образец Т9 1

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Предлагаем ознакомиться:  Новый хозяин не снимает машину с учета подавать на утилизацию

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

  • цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
  • продолжительность выполнения служебного задания;
  • иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.
Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

  • составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
  • иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
  • основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.
К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Положение о командировках про оплату суточных

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

  • 700 рублей в день (для поездок по России);
  • 2500 рублей в день (для зарубежных поездок).

Работодатель обязан удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы только на ту часть выплаты, которая превышает предельную сумму (п.3 ст.217 НК РФ, п.2 ст.422 НК РФ). Например, при выплате за поездку в соседнюю область суточных в размере 1500 рублей в день налогом облагаются сверхнормативные 800 рублей. В помощь кадровику — заметка «Как составить и сдать отчет по форме 6-НДФЛ».

Важно: взносы на страхование от профзаболеваний и несчастных случаев на производстве удерживаются только с суточных, превышающих установленные работодателем нормы (ч.1 ст.20.1 федерального закона №125-ФЗ от 24.07.1998г.).

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

  • отпуск по уходу за ребенком;
  • пособие по нетрудоспособности;
  • выплаты за дни простоя;
  • иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.
Дополнительная информация

Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector