Юридическая помощь
Назад

ГОСТ для оформления документов 2020

Опубликовано: 10.04.2020
0
6

Письма

Деловое письмо (схема)

Отказ в приглашении на собеседование

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytaboutru

Отказ в трудоустройстве

Письмо-справка

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  • Единство документооборота;
  • Корректность и ясность изложения информации;
  • Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  • Отделение главного от второстепенного;
  • Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
  2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  4. Априори предпочтительно единство документооборота;
  5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
  6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации входящих документов (форма)

Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения)

Журнал регистрации исходящих документов (форма)

Журнал регистрации исходящих документов (образец заполнения)

Журнал регистрации отправления документов факсимильной связью

Предлагаем ознакомиться:  Какими документами можно подтвердить право муниципальной собственности в суде

Журнал учета почтовых отправлений

Журнал регистрации актов

Детально о ГОСТе для оформления документов

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  • Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  • Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  • Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  • Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  • В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  • Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  1. Юридические лица – именительный (кто);
  2. Физические лица – дательный (кому);
  • Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
  • Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  • Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

  1. Arial;
  2. Calibri;
  3. Times New Roman;
  4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

ГОСТ для оформления документов 2020

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytdevru

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

  • Заголовка;
  • Реквизитов;
  • Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  • Соблюдение полей:
  1. 20 мм – верхнее и нижнее;
  2. 10 мм – правое;
  3. 20 мм – левое;
  4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  1. Межбуквенный интервал – обычный;
  2. Единичный пробел между словами;
  3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
  6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  3. Название документа – вверху по середине листа;
  4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Наименование компании;
  • Адрес регистрации;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • Электронная почта, факс;
  • Иные контактные данные;
  1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.
Предлагаем ознакомиться:  Платежка из клиент банка

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  • На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  • При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

  1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

  • По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и  прилагается копия документа-обращения;
  2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

ГОСТ для оформления документов 2020

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  • Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  • Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
  • Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  • Выравнивание – по центру или левому краю;
  • Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  1. Наименование;
  2. Номер правового акта;
  3. Дата его принятия;
  4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

Наименование документа

Обращение

Пример

Деловое письмо, служебная записка

От первого лица или третье лицо, единственное число

Отдел закупок направляет предложение;

Прошу направить;

Прошу принять меры;

Считаем уместным

Приказ

От первого лица в единственном числе

Приказываю

Документ от имени коллегиального органа управления

От третьего лица (единственное число)

Собрание акционеров приняло решение

Протокол

Третье лицо, множественное число

Выслушали, утвердили, решили, приняли

Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах

Третье лицо, любое число

Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Записки

Объяснительная записка (образец)

Служебная записка (образец)

Предлагаем ознакомиться:  Договор купли-продажи квартиры с использованием материнского капитала: образец бланка 2020 года

Служебная записка на отзыв работника из отпуска

Образец журнала регистрации входящих документов

Служебная записка на совмещение должностей

Некоторые нюансы

  1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
  2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • ФИО;
  • Контактный телефон;
  • Должность;
  • Электронная почта;
  1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • Согласовано, отказано, не возражаю;
  • ФИО;
  • Подпись;
  • Дата;
  1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Трудовая книжка

Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69) (.pdf, 124 кб)

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) (.pdf, 123 кб)

Образец записи о приеме на работу (.jpg, 36 кб)

Увольнение по собственному желанию

Заявление работника на увольнение по собственному желанию (.jpg, 23 кб)

ГОСТ для оформления документов

Заявление на отзыв заявления на увольнение по собственному желанию (.jpg, 25 кб)

Приказ об увольнении по собственному желанию (.pdf, 141 кб)

Запись в приказе о невозможности ознакомить с ним работника (.png, 12 кб)

Запись в приказе об отказе работника ознакомиться с ним (.png, 9 кб)

https://www.youtube.com/watch{q}v=upload

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию (.pdf, 224 кб)

Запись в личной карточке работника об увольнении по собственному желанию (.pdf, 196 кб)

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector