Юридическая помощь
Назад

Приказ о назначении ответственного за архив

Опубликовано: 23.03.2020
0
22

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами.

https://www.youtube.com/watch{q}v=udCc4aNBg3k

Для решения оперативных задач деятельности организации, а также распределения ответственности за различные направления деятельности, необходимо официально возложить обязанности на работников или структурные подразделения.

В ряде случаев назначение ответственных лиц регламентируется законодательством или иными , например, назначение ответственного за организацию обработки персональных данных, или ответственного за ведение трудовых книжек и др.

Возложение обязанностей как правило закрепляется в распорядительном документе организации: приказе, распоряжении, указании и др.

«О назначении ответственных за пожарную безопасность»

или приказ «Об организации мероприятий по пожарной безопасности в организации». целесообразно готовить по одному вопросу, либо по взаимосвязанным вопросам.

Приказом может быть назначен либо один ответственный, либо несколько. При этом на нескольких ответственных лиц могут быть возложены общие обязанности, или персональные. В практике делопроизводства организации издают приказ о назначении ответственных по разным направлениям деятельности, если это делается в рамках общего перераспределения обязанностей.

Читайте по теме в электронном журнале В случае назначения нескольких ответственных информацию о каждом желательно указывать в отдельном пункте или подпункте приказа.

Как правило, имеющееся в тексте перечисление, объединяется обобщающим словом.

Что касается корректных формулировок текста приказа о назначении нескольких ответственных лиц, возможны следующие варианты:

  1. После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинается обобщающим словом — «Назначить:», и далее указывается распределение полномочий, которое начинается с должности и фамилии работника, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить:
    1. Начальника отдела 1 Петрова И.И.

      — ответственным за пожарную безопасность в основном здании;

    2. Инженера по охране труда Сидорову П.А. — ответственным лицом за взаимодействие с представителями МЧС при проведении плановых и внеплановых проверок.
  1. После распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ» самостоятельный пункт начинается словами — «Назначить ответственными лицами:» и далее указывается распределение полномочий, которое начинается с функционала/обязанности, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Назначить ответственными лицами:
    1. За пожарную безопасность в основном здании — начальника отдела 1 Петрова И.И.;
    2. За эвакуацию работников в случае пожара в основном здании — инженера по охране труда Сидорову П.А.

Обращаем внимание, что в тексте должность предпочтительно указывать перед фамилией, а в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Еще не подписаны на наше издание{q} Оформите и читайте статьи в течение трех дней!

Существуют разные виды ответственности:

  1. коллективная,
  2. индивидуальная,
  3. ограниченная.

Каждая из них приводит к разным последствиям, что должно быть четко отражено в приказе.

Приказ о назначении ответственного за архив

Кроме того, не стоит забывать, что работник, числящийся в штате предприятия, имеет некоторое преимущество перед тем, кто, например, принят по договору подряда.

В первом случае он будет просто возмещать причиненный ущерб, а во втором – должен будет дополнительно оплатить ту выгоду, которую компания не смогла получить из-за его неправильных действий.

Но есть небольшая разница, которую следует учитывать при выборе нужного вида документа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=JUrFsBuYTss

Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Инфо

Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.

И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

Пример приказов образец составления оформления приказов Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.

Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов.

Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства.

Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Основной текст такого приказа должен состоять из трех частей:

  • Распорядительная. В ее тексте излагается суть вопроса. Сначала утверждается документ, на основании которого выбранное лицо будет вести свою работу. Следующим пунктом после слова «назначить» указывается сотрудник, который будет этим заниматься.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Констатирующая. Она, как правило, начинается со слов «для обеспечения» или «в связи с проведением».
Предлагаем ознакомиться:  Рефинансирование ипотеки - стоит ли начинать и есть ли выгода?

ПРИКАЗ

от 6 января 1999 года N 8

О назначении ответственных за делопроизводствов подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года, в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

Приказ о назначении ответственного за архив

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями «Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне»;- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.

98 N 80 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ», разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

5. Считать утратившим силу приказ начальника Санкт-Петербургской таможни от 20.01.98 N 11.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Приказ о назначении ответственного за архив

Начальник таможнигенерал-майор таможенной службыВ.Г.Еременко

Приложение 1к приказуот 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Ф.И.О.

Должность

Личный номер

1

2

3

4

ОКС

Павленко Е.Б.

вед. инспектор

Ч-138276

ОК

Завьялова Е.А.

инспектор

Ч-137991

Инспекция по л/с

Арбидан Т.Ю.

вед. инспектор

Ч-137784

ОПК

Лиз И.Ю.

ст. инспектор

Ч-138153

ОРО

Севастьянова Т.И.

ст. оперуполном.

Ч-138374

ООД

Соколова Л.Ф.

ст. инспектор

Ч-138417

ОТР

Смирнова Е.Н.

инспектор

Ч-138410

ОД

Суворин Ю.Ф.

нач-к отдела

Ч-138447

ОТП

Мезенева С.В.

ст. инспектор

Ч-138203

ОКТС

Петрова О.Н.

ст. инспектор

Ч-040921

Беседина Т.В.

инспектор

Ч-137832

ОТС

Куликова В.П.

вед. инспектор

Ч-138127

АСУ

Николаев О.Н.

инспектор

Ч-138250

ОБУиФЭ

Морозова Л.А.

инспектор

Ч-138220

ОРТОФС

Ловцова И.Н.

инспектор

Ч-138157

ОТИ

Ефимова М.К.

ст. инспектор

Ч-137983

Юр.отдел

Зимогляд Г.В.

ст. инспектор

Ч-138002

ОТСТКиС

Гноевой А.И.

ст. инспектор

Ч-137908

ОМТО

Гусаров Б.Н.

нач. отдела

Ч-137934

Панфилов В.И.

гл. инспектор

Ч-138286

О. тамож. охраны

Андреева В.П.

вед. инспектор

Ч-137773

Т/п Ж.Д.

Иванова И.П.

ст. инспектор

Ч-138014

ОДО

Жукова Е.Б.

гл. инспектор

Ч-137988

ОСИ

Калембет П.И.

ст. инспектор

Ч-138030

ОТОиТК N 1

Васильева О.А.

инспектор

Ч————

т/п Южный

Чистякова С.А.

ст. инспектор

Ч-138552

т/п Северный

Петрова О.В.

инспектор

Ч-138302

т/п Сев.-Западный

Буганова С.Ю.

ст. инспектор

Ч-137850

т/п Юго-Зап.

Филиппов В.В.

инспектор

Ч-138506

Воробей О.М.

ст. инспектор

Ч-137889

Ломонос. т/п

Казак Т.В.

ст. инспектор

Ч-138027

ОВК

Войтенко Н.А.

вед. инспектор

Ч-137885

Татарчук Л.Н.

ст. инспектор

Ч-138463

Базылевич И.А.

инспектор

Ч-137806

ОТОиТК N 2

Мочалова Е.В.

вед. инспектор

Ч-138226

Озерова М.Г.

инспектор

Ч-138266

ОКДТ

Стекольникова Г.В.

инспектор

Ч-138435

ОТОиТК N 3

Калинина Т.Р.

инспектор

Ч-138037

Киришский т/п

Кузьмичева Т.Н.

вед. инспектор

Ч-138121

Громова М.Н.

ст. инспектор

Ч-137927

Артемьева С.В.

инспектор

Ч-137789

Гатчинский т/п

Иоутсен Н.Л.

ст. инспектор

Ч-138032

Лужский т/п

Смирнов С.Е.

ст. инспектор

Ч-138405

Волховский т/п

Матросова Е.Г.

инспектор

Ч-138197

Всеволожский т/п

Богачкова О.А.

инспектор

Ч-137838

ОТНР

Голованова И.В.

гл. инспектор

Ч-137910

ОИП НТП

Одинцова Е.К.

ст. инспектор

Ч-138265

ОАиП

Петрова Е.А.

инспектор

Ч-138301

Предлагаем ознакомиться:  Договор аренды авто у сотрудника образец

Приказ о назначении ответственного лица за хранение документов

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Из статьи вы узнаете:

  • кто составляет приказ о хранении документов;
  • когда составляется приказ о хранении документов;
  • что содержит приказ о хранении документов.

Приказ о хранении документов должен быть издан одновременно с началом производственной деятельности предприятия, поскольку обеспечение сохранности документации, сопровождающей деятельность организации, обязанность руководителя.

Приказ о хранении документов и локальные нормативные акты, регламентирующие использование и хранение документации, помогут стандартизировать все процедуры документооборота компании, обеспечить учет и сохранность каждого документа.

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Приказ о назначении ответственного за архив

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон) устанавливается обязанность работодателей обеспечить сохранность документов, используемых во всех сферах деятельности предприятия. Причем, эта обязанность вменяется им независимо от формы собственности предприятий и источников их финансирования.

Как хранить приложения к приказам{q}

Поэтому на вопрос о том, кто составляет приказ о хранении документов в 2016 году, будет однозначен: руководители всех субъектов хозяйственной деятельности, в том числе государственных и муниципальных структур, предприятий и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Если организации государственного или муниципального подчинения по умолчанию являются источниками комплектования документами государственных и муниципальных архивов, то коммерческие структуры могут быть отнесены к таким источникам на основании части 2 ст. 20 Закона, после того, как будет заключен договор с одним из таких архивов. По истечении сроков хранения, часть документов предприятия, на основании специальной экспертизы может быть включена в Архивный фонд РФ.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Обязанностью работодателя является обеспечение сохранности всех документов, составляющих документооборот предприятия, в том числе, кадровых, финансовых и бухгалтерских. Эта обязанность начинает реализовываться после того, когда составляется приказ о хранении документов, устанавливающий порядок и правила их комплектования, учета и организации хранения.

Как правило, организация хранения документов на предприятии предполагает исполнение множества процедур, обеспечивающих уникализацию, идентификацию и сохранность каждого документа, поэтому имеет смысл регламентировать порядок учета и хранения всей документации, разработав специальный локальный нормативный акт, например, Положение о хранении документов, который и будет введен в действие приказом о хранении документов.

Если предприятие организует собственный архив, необходимо будет включить в Положение отдельный раздел, регламентирующий порядок создания и работы экспертной комиссии.

Подобный регламент также может быть установлен отдельным Положением об экспертной комиссии.

Если такие локальные нормативные акты на предприятии будут разработаны, содержание приказа о хранении документов в 2016 году сведется к утверждению этих регламентов и установлению срока введения в действие. В случае их отсутствия, в тексте приказ о хранении документов в 2016 году должен будет устанавливать, в том числе:

  • перечень видов документов, подлежащих хранению;
  • наименование структурного подразделения или лиц, ответственных за организацию хранения документов;
  • порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
  • сроки оперативного и архивного хранения документов;
  • порядок передачи документов на архивное хранение;
  • перечень мер по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
  • порядок работы с документами и выдачи их исполнителям из архива.

Хранение электронной почты

Как видим, содержание приказа о хранении документов в случае отсутствия локальных нормативных актов, регламентирующих порядок хранения документации на предприятии и работу экспертной комиссии, будет довольно объемным, поэтому в разработке соответствующих регламентов есть прямой смысл.

Предлагаем ознакомиться:  Образец приказа о введении в действие дополнений должностных инструкций

Приказ о назначении ответственного за архив

Приказ о хранении документов может быть составлен в произвольной форме. Если упомянутые выше локальные нормативные акты на предприятии не разработаны, разработать порядок хранения документов можно поручить исполнителям, упомянутым в приказе. Это могут быть члены экспертной комиссии. Примерный образец приказа о хранении документов представлен ниже.

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

инспектор Инсп. по л/с Арбидан Т.Ю.Ч-137784 вед. инспектор ОПК Лиз И.Ю.Ч-138153 ст.

инспектор ОРО Севастьянова Т.И.Ч-138374 ст. оперуполн.- » -Семенов В.В.Ч-138378 ст.

нач. отдела — » -Глушкова Ю.Г.Ч-137907 ст. инспектор АСУ Николаев О.Н.Ч-138250 инспектор ОБУиФЭ Буянова О.В.Ч-137860 инспектор ОРТОФС Ловцова И.Н.Ч-138157 инспектор ОТИ Савельева А.В.Ч-138361 гл. инспектор — » -Ефимова М.К.Ч-137983 ст.

инспектор Юрид. отдел Зимогляд Г.В.Ч-138002 ст.

инспектор ИТО Швецов Ю.В.Ч-138567 зам.

Приказ о назначении ответственного за архив

нач. отдела ОМТО Панфилов В.И.Ч-138286 гл.

инспектор Отд. там. охр.Андреева В.П.Ч-137773 инспектор ОДО Козлова М.С.Ч-138618 инспектор ОСИ Василькова М.В.Ч-137874 нач.

Также следует назначить работников, которые будут замещать назначенных при их отсутствии; приказом могут возлагаться конкретные обязанности, определяться круг их функционала; список документации, которой должны руководствоваться назначенные лица; уровень ответственности — как назначенные лица могут быть наказаны и за что; утверждающая подпись руководителя. О назначении в качестве ответственного лица должен знать сам работник.

Утвержденный приказ нужно передать для ознакомления каждого указанному в нем сотруднику. Как правило, в нижней части бланка остается место, где ознакомленные лица ставят свои подписи в подтверждения осведомленности.

https://www.youtube.com/watch{q}v=PmRvFYmAjd0

Если работник не зафиксирует свою подпись в подтверждение ознакомления с тем, что его назначили ответственным, то требовать от него исполнения обязанностей, возложенных на него данным назначением, будет не возможно.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector