Юридическая помощь
Назад

Как заверить копию документа надлежащим образом

Опубликовано: 01.07.2019
0
7

Оригинал и заверенная копия: в чем разница?

Первый документ является единственным в своем роде, т. е. существует только в одном экземпляре. Копия – это повтор оригинала, как говорят «один в один», без наличия «живой» печати и подписи. Последних может быть сколько угодно.

При этом копия без удостоверительной надписи не имеет юридической силы.

Оригинал документа всегда стоит хранить бережно, поскольку восстановить его порой трудно, в отличие от копий.

Если случилось, что оригинал утерян, но имеется заверенная копия, то разрешается повторно проделать то же самое заверительное действие именно с ней. Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.

На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному. Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.

Что поможет доказать правоту

К сожалению, прямой нормы, которая в такой ситуации обязывала бы контрагента представлять именно заверенные определенным образом копии документов, в действующем гражданском законодательстве нет.

Тем не менее, считаем возможным обратить внимание на следующее.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

  • копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 2.1.29).
  • заверенная копия документаэто копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30).

То обстоятельство, что только надлежащее заверение придает копии документа юридическую силу, подтверждается также тем, что ненадлежащее заверение может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.

В частности, в соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства.

Кроме того, в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х), в п. 1 которого сказано, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Конечно, в данном Указе, как следует из его наименования и содержания, речь идет о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан (и выдаваемых гражданам). Вместе с тем, некоторые судебные органы применяют положения данного Указа при рассмотрении споров, связанных с деятельностью юридических лиц.

Так, например, организация-взыскатель обратилась в налоговый орган с заявлением о предоставлении информации о банковских счетах должника. К заявлению организация приложила копию исполнительного листа, заверенную подписью руководителя организации и ее печатью. Налоговый орган отказал в предоставлении информации по причине ненадлежащего заверения копии исполнительного листа.

Однако арбитражный суд признал отказ налогового органа неправомерным. При этом арбитражный суд сослался на Указ № 9779-Х и пояснил, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (Постановление ФАС Уральского округа от 01.09.2008 по делу № А76-2529/08, Определением ВАС РФ от 26.12.2008 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Предлагаем ознакомиться:  Как заверить доверенность для суда

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

На бумаге

Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.

Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.

В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

Но обязать контрагента все равно нельзя

Но все-таки гражданское законодательство не предусматривает обязанности контрагента представлять другой стороне договора именно заверенные копии документов.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х.

При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили.

Как заверить копию документа надлежащим образом

Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г. по делу № А09-2109/2015 и др.).

Поэтому вопрос о порядке представления копий документов, порядке заверения этих копий целесообразно решать при заключении договора.

По закону

Поскольку дело касается официальных документов, вопрос о правильном их заверении регламентируется правовыми нормами.

В интернете вы, конечно, всегда найдете образец, как заверять документы «копия верна», однако, будет ли он соответствовать последним нововведениям… Разберемся подробнее.

Предлагаем ознакомиться:  Раздел имущества супругов при разводе

В настоящее время правила заверения копий регулируются рядом стандартов и иных правовых актов:

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.

Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.

  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
  • Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
  • Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.
  • Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Еще вариант

Как следует из ситуации, расходы, для подтверждения которых контрагент представляет копии документов, входят в стоимость услуг, оказываемых контрагентом.

Соответственно, как вариант, организация может отказаться от оплаты оказанных услуг полностью или частично по причине не подтверждения понесенных контрагентом расходов.

Как заверить копию документа надлежащим образом

Как мы отметили выше, в соответствии с положениями ГОСТ Р 51141-98 юридическую силу имеет только заверенная копия документа.

Как следствие, если копии расходных документов не заверены, они не имеют доказательственной силы. Иными словами, такие копии не подтверждают должным образом понесенные расходы.

Кроме того, организация ведь не имеет возможности ознакомиться с оригиналами расходных документов, они находятся в распоряжении контрагента.

Поэтому вполне логично, что при направлении в адрес организации копий документов, контрагент должен как-то подтвердить, что эти копии соответствуют имеющимся у него оригиналам. Как это сделать? В частности, путем их заверения.

И все же, нужно понимать, что отказ от оплаты услуг на том основании, что копии расходных документов не заверены должным образом, будет сопряжен с риском применения к организации санкций за просрочку оплаты, поскольку, как мы уже сказали выше, ни договором, ни законом применительно к рассматриваемой ситуации не установлена обязанность контрагента представлять именно заверенные копии документов.

Тем менее, стоит попытаться убедить контрагента в необходимости заверять копии расходных документов. В качестве аргумента можно сослаться на положения Указа № 9779-Х, ГОСТа Р 51141-98, на судебную практику, а также можно привести вышеизложенные доводы.

Основные правила

  • Текст копии должен быть понятным.
  • Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
  • Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  • Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  • Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  • Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  • Заверять должно уполномоченное лицо.
  • Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.

Предлагаем ознакомиться:  Как приватизировать квартиру самостоятельно{q} С чего начинать приватизацию: порядок, документы, сроки, стоимость.

Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)

Генеральный директор Подпись А. А. Иванов

Кто вправе заверять

В силу положений упомянутых выше нормативно-правовых актов копии могут заверять руководители организации или иные уполномоченные должностные лица.

Такие права могут быть предоставлены лицу в должностной инструкции или специальном приказе. Руководителю данное право принадлежит априори.

В некоторых организациях нередко копии документов, в частности трудовых книжек, справок, заверяются главным бухгалтером или специалистом отдела кадров.

Тема «как правильно заверить копию трудовой книжки» будет рассмотрена в следующем разделе.

Если законом предусмотрено обязательное нотариальное заверение, то, соответственно, сделать это вправе только данное лицо.

При этом нотариус свидетельствует только соответствие копии документа или выписки, но не имеет права подтверждать законность самого текста, полномочий подписавших лиц и пр.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.

К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.

Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр. Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Если страниц много…

Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:

  • на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
  • сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.

У нотариуса

Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.

Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.

Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.

Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал!

, , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector